Política de tratamiento de datos personales

Mercury es una aplicación desarrollada y operada por CHL Group. El artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 exige identificar plenamente al responsable del tratamiento, y Google Play exige que la política nombre a la entidad desarrolladora correcta.

[PENDIENTE] Indicar razón social exacta, NIT, dirección física, ciudad, país, correo electrónico de contacto y teléfono del responsable del tratamiento.

Esta política aplica a los datos personales tratados a través de la aplicación móvil Mercury, identificada como com.chlgroup.mercury en Android y con el mismo identificador de paquete en iOS.

Mercury es una herramienta de trabajo interna para operarios de campo. No es una aplicación dirigida al público general y no permite el registro autónomo: las credenciales las entrega la organización empleadora a cada trabajador. Los titulares de los datos son, por tanto, trabajadores o contratistas de las organizaciones que usan Mercury.

La aplicación no está dirigida a menores de edad y no recoge datos de menores de forma intencional.

3.1 Datos de identificación

Nombre, apellido y correo electrónico. El correo es la credencial de inicio de sesión. Estos datos no los digita el operario: llegan con la cuenta que crea su organización, y el operario no los puede modificar desde la aplicación.

3.2 Datos de ubicación

Ubicación exacta (precisa) del dispositivo, velocidad de desplazamiento y nivel de carga de la batería del teléfono. Se recogen mediante los servicios de ubicación del sistema operativo, previa concesión del permiso correspondiente por parte del operario.

Mercury recolecta datos de ubicación incluso cuando la aplicación está cerrada o no está en uso. El nivel de batería se transmite junto con la ubicación para advertir si un dispositivo está por quedarse sin carga durante la jornada.

3.3 Contenido generado durante el trabajo

• Fotografías capturadas como evidencia de una tarea, tomadas con la cámara o seleccionadas de la galería del dispositivo.
• Firmas, notas de texto y códigos de barras registrados como evidencia.
• Comentarios escritos dentro de una tarea para coordinar con el equipo de despacho.

Las evidencias son obligatorias cuando la tarea las exige: sin ellas la tarea no se puede dar por terminada. Los comentarios son voluntarios.

3.4 Identificador de notificaciones

Si el operario acepta recibir notificaciones, la aplicación obtiene un identificador de inserción (push token) asociado a su dispositivo. Si rechaza las notificaciones, ese identificador no se genera.

3.5 Datos que Mercury NO recoge

Mercury no recoge datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, no accede a la libreta de contactos, no recoge identificadores publicitarios, no realiza seguimiento entre aplicaciones ni construye perfiles con fines publicitarios o de analítica de comportamiento.

Los datos descritos se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades, todas ellas relacionadas con la ejecución de la relación laboral o contractual y con la operación de campo de la organización empleadora:

Los datos no se utilizan con fines publicitarios, no se venden y no se ceden a terceros para sus propias finalidades comerciales.

Este apartado detalla el tratamiento de los datos de ubicación, por su carácter especialmente sensible y en cumplimiento de los requisitos específicos de Google Play y de la directriz 5.1.5 de App Store.

Mercury recolecta datos de ubicación para mostrar la posición del operario al equipo de despacho y hacer seguimiento de las tareas en curso, incluso cuando la aplicación está cerrada o no está en uso.

Esta función es esencial para el funcionamiento de la aplicación. Sin ella el despachador no puede asignar trabajo según cercanía, monitorear el avance de una ruta ni confirmar que una parada se atendió en el lugar correcto.

5.1 Control del operario

• El seguimiento se activa y desactiva desde el perfil dentro de la aplicación, en cualquier momento y sin intermediarios.
• Mientras el seguimiento está desactivado no se registra ninguna ubicación, y la aplicación sigue siendo funcional en todo lo demás.
• Mientras el seguimiento está activo, el sistema operativo muestra un aviso permanente en la barra de notificaciones.
• Antes de solicitar el permiso, la aplicación presenta una divulgación destacada que explica el uso en segundo plano.

5.2 Límite técnico

El proveedor de mapas que dibuja las paradas de una tarea no recibe la ubicación del operario: la aplicación no se la entrega.

Todos los permisos se solicitan en tiempo de ejecución y pueden revocarse desde los ajustes del sistema operativo. Revocar el permiso de ubicación impide el seguimiento pero no impide iniciar sesión ni consultar las tareas asignadas.

Toda la información se transmite al servidor de la organización que opera Mercury, que es donde el equipo de despacho la consulta. Fuera de ese destino, la aplicación comparte datos únicamente con dos proveedores, en el alcance acotado que se describe:

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y están obligados contractualmente a otorgar a los datos un nivel de protección equivalente al descrito en esta política y a tratarlos únicamente conforme a las instrucciones del responsable.

[PENDIENTE] Confirmar si el servidor de la organización comparte información con algún tercero adicional (proveedor de alojamiento, analítica, respaldo, subcontratistas) e identificarlo aquí junto con la finalidad. La directriz 5.1.1 de App Store exige identificar a todo tercero que reciba datos de usuario.

[PENDIENTE] Indicar si los datos se almacenan o procesan fuera de Colombia. De ser así, describir la transferencia internacional y su fundamento legal conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Toda la comunicación entre la aplicación y el servidor viaja cifrada. El sistema operativo del dispositivo bloquea por defecto las conexiones sin cifrado, y la aplicación no declara ninguna excepción a esa regla.

En el dispositivo se almacena únicamente la sesión del operario, que se elimina al cerrar sesión. La autenticación se realiza mediante tokens de sesión; la aplicación no almacena la contraseña del usuario en el dispositivo.

La directriz 5.1.1 de App Store exige explicar la política de conservación y eliminación de datos, y el numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 exige indicar el periodo de vigencia de la base de datos.

[PENDIENTE] Definir el plazo de conservación de los registros de ubicación, las evidencias fotográficas, las notas y los comentarios; si existe eliminación automática al vencerse ese plazo; y el periodo de vigencia de la base de datos.

[PENDIENTE] Definir qué ocurre con los datos de un operario cuando termina su vinculación con la organización, y describir el procedimiento por el cual puede solicitar la supresión de sus datos personales.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11.1 Consultas

El titular puede consultar sus datos personales dirigiendo su solicitud al canal indicado en el apartado 12. Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos

El titular que considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que debe contener su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, informando previamente al interesado los motivos de la demora.

11.3 Requisito previo para acudir a la autoridad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.

El numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 exige identificar el área o la persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares.

[PENDIENTE] Designar el área o cargo responsable, e indicar el correo electrónico, la dirección física y el teléfono a los que el titular debe dirigir sus solicitudes.

Mercury registra la ubicación del operario durante su jornada, incluso con el dispositivo guardado y la aplicación cerrada. El tratamiento de datos de geolocalización de trabajadores está sujeto a obligaciones específicas bajo la Ley 1581 de 2012 y la doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio, distintas de las aplicables a una aplicación de consumo.

En particular, la autorización del titular debe ser previa, expresa e informada, y no puede entenderse otorgada por el solo hecho de aceptar el permiso del sistema operativo. El tratamiento debe además limitarse a la jornada laboral y a las finalidades declaradas en el apartado 4.

[PENDIENTE] Dejar constancia de que se informó por escrito a los trabajadores sobre la geolocalización durante la jornada, sus finalidades y su alcance temporal, y de que otorgaron autorización previa, expresa e informada. Indicar el mecanismo por el cual se conserva esa prueba. Sin autorización documentada, el tratamiento carece de base legal.

Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará a los titulares antes de su implementación, mediante los canales de la organización y dentro de la propia aplicación. Cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización, conforme al parágrafo del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

Esta política rige a partir de su fecha de publicación.

[PENDIENTE] Indicar la fecha exacta de entrada en vigencia de la política y el periodo de vigencia de la base de datos, conforme al numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.